当法人グループ職員のマナー向上を図る「接遇研修」がこのほど、当法人の会議室で行われました。約10年前に実際に受けた電話応対のクレーム事例を題材に、職員は問題点と改善策を議論。このクレームはマナー改善に取り組む「接遇委員会」立ち上げのきっかけになったもので、当法人職員が決して繰り返してはいけない恥ずべき反省点です。忘れてはならない原点に立ち返り、接遇改善の意識を高めました。
● 絶対に繰り返してはいけない電話対応
接遇研修で指導した接遇委員会は2009(平成二十一)年6月に発足。各月にあいさつや敬語、電話応対、身だしなみなどのテーマを決めて、各部署で指導を呼び掛けています。11日の接遇研修で題材にした事例は、ご利用者様から通所日変更の依頼を受けた電話対応で、その方からクレームを受けたもの(※)。絶対に繰り返してはいけないとあらためて肝に銘じるために取り上げました。
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● 問題点と改善点 職員出し合う
講師は接遇委員会委員長の佐藤大(当法人きらくデイサービス)と副委員長の2人。当法人グループのデイサービスや小規模多機能型、ヘルパーステーション、通所リハビリテーションなどの職員約40人が参加しました。グループワークでは、5組に分かれて事例検討し、問題点と改善点を話し合います。10年前の実例とは知らない職員は「友だちのような口調」「上から目線」「まずは社名と部署名を名乗らないと」「ご利用者様が『いつもお世話になっている』とおっしゃっているけど、お世話になっているのはデイサービス側」など反省点が出ました。改善のため「電話対応の勉強会を開く」「分からない事があれば管理者に確認して折り返し連絡する体制を整える」「相手に変更の理由を確認して、体調の変化がないかを把握すべき」などのアイデアを共有しました。その後、人事課の飯塚大輔が「これがいけない対応だと認識できたことは接遇が改善しているのを示している」と実例だったことを明かし、職員の気を引き締めました。
● 「サービス」と「おもてなし」の違いは？
グループワーク前の講話では、佐藤委員長が①あいさつ②表情③身だしなみ④立ち振る舞い⑤言葉遣いの「接遇マナー五箇条」を紹介。「表情」では「口の両端の口角を上げる」「目をしっかりと見る」、「立ち振る舞い」では「両腕を組んで立たない」「あいさつ時に首だけを曲げない」など、それぞれのチェックポイントを見直し。ただ求められることをする「サービス」と相手の立場を考えて満足させる「おもてなし」の違いを確認し、佐藤委員長らが入浴介助の実演を披露してその違いも見比べました。
↑「サービス」と「おもてなし」の違いを実演する接遇委員
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